Инструкция по составлению инвойса/счёт-фактуры!

Как правильно составить инвойс?
Инвойс - это документ, который выставляется продавцом покупателю для подтверждения сделки и запроса оплаты за товары или услуги. В сфере международных грузоперевозок инвойс является важнейшим документом, как для таможни, так и для всех участников логистического процесса. Следуя этим шагам, вы сможете составить инвойс, который будет соответствовать требованиям закона и поможет вам получить оплату за продажу товара или услуг.

Шаг 1: Идентифицируйте продавца и покупателя

Первым шагом при составлении инвойса является идентификация продавца и покупателя. Убедитесь, что в инвойсе указано полное юридическое название вашей компании, контактные данные, номер IBAN,SWIFT,налоговый/фискальный номер, номер НДС, включая адрес электронной почты и номер телефона. Точно так же, нужно указать полное юридическое название покупателя и его контактную информацию и реквизиты банка.

Шаг 2: Определите детали инвойса

Следующим шагом является определение деталей инвойса. Это включает в себя указания даты составления инвойса, указания номера и даты основного контракта на поставку товаров или услуг, описание товаров или услуг, которые были проданы, и количество единиц. Если товары или услуги предоставляются в течение периода времени, то инвойс должен содержать даты начала и окончания периода, а также общую стоимость за этот период. 
 

Шаг 3: Рассчитайте общую стоимость

После того, как вы определили детали инвойса, необходимо рассчитать общую стоимость. Убедитесь, что в инвойсе указана валюта, в которой производится оплата(EUR,USD) так же можно указать международный код валюты(978, 840) и что общая сумма точно отражает стоимость товаров или услуг, включая налоги, скидки и другие дополнительные расходы. 

Шаг 4: Укажите условия оплаты

Важно указать условия оплаты в инвойсе, такие как срок оплаты, способ оплаты и кто будет оплачивать комиссию за международный перевод средств, но это не обязательно, поскольку это обычно прописывают в основном контракте. Если вы предоставляете скидку за оплату в определенный срок или за одну поставку, убедитесь, что это указано в инвойсе. 

Шаг 5: Добавьте дополнительные информационные блоки

В инвойсе можно добавить дополнительные информационные блоки, такие как вес нетто, вес брутто, кол-во упаковок, кол-во поддонов, политику возврата товара, условия гарантии, условия поставок товара, например (EXW,FCA,DAP,DDP), код ТН ВЭД, номер автотранспортного средства, номер CMR-накладной, а так же номер упаковочного листа и т.д. 

Шаг 6: Добавьте информацию о налогах

Если на проданные товары или услуги взимается налог, вам необходимо указать это в инвойсе. Убедитесь, что указали соответствующий налоговый код, налоговую ставку и сумму налога. 

Шаг 7: Проверьте правильность информации

Перед отправкой инвойса покупателю, важно проверить правильность всех данных, указанных в инвойсе. Убедитесь, что все цифры IBAN, SWIFT, налоговый/фискальный номер, юридические названия и адреса указаны без ошибок, поскольку из-за таких ошибок покупатель не сможет заполнить и осуществить платёж через систему онлайн банкинга.
Банк так же может отклонит платёж клиента или средства могут быть заморожены на счетах вашего банка до выяснения обстоятельств.

Шаг 8: Отправьте инвойс покупателю 

После того, как вы проверили и убедились в правильности всей информации, отправьте инвойс покупателю, но перед этим не забудьте поставить печать и подпись это и делает инвойс официальным документом. Отправить инвойс можете через электронную почту, факс или обычной почтой в случае запроса оригинала.  

Важные советы:

Следите за оплатой

После отправки инвойса необходимо следить за оплатой. Если оплата не произведена в указанный срок, вы можете отправить покупателю напоминание об оплате или перейти к другим юридическим методам, чтобы получить свои деньги. 

Храните копии инвойсов

После того, как инвойс отправлен, и оплата получена, важно хранить копии инвойсов в течение нескольких лет. Это поможет вам сохранить запись о продаже и использовать ее в будущем, если потребуется. Кроме того, если у вас возникнут проблемы с оплатой или необходимо будет предоставить информацию в налоговую службу, вы сможете быстро и легко найти нужную информацию.

Следуйте требованиям закона

При составлении инвойса необходимо учитывать требования закона, которые различаются в разных странах и регионах. Убедитесь, что вы знакомы с местными требованиями и правилами, чтобы избежать нарушений закона и штрафов.

Используйте программное обеспечение для составления инвойсов

Инвойсы можно создавать с помощью самых обычных программ на компьютере, ноутбуке, или даже на смартфоне, таких как word,excel, office suite и.т.д.
Инвойсы с помощью этих программ можно создавать быстро, удобно и в произвольной форме ведь не существует унифицированной формы для создания инвойсов.Главное что бы все пункты создания данного документа были указаны, так как мы это описали выше.Так же есть большое количество платных и бесплатных программ и онлайн сервисов по созданию инвойсов. 

Важный совет для создания и учёта инвойсов - это нумерация инвойсов.

Нумерация инвойсов является важной частью процесса составления инвойса.
Каждый инвойс должен иметь уникальный номер, который поможет отслеживать продажи и упростить учет финансовых операций.Нумерация инвойсов может осуществляться различными способами, но важно следовать определенным правилам, чтобы избежать ошибок и дублирования номеров. 

Вот несколько советов по нумерации инвойсов:

Нумеруйте инвойсы последовательно

Нумеруйте инвойсы последовательно в порядке их создания, начиная с 1 или другого номера, который вы выберете. Не пропускайте номера, даже если инвойс был отменен или удален. 

Используйте уникальный префикс 

Используйте уникальный префикс для каждой серии инвойсов, чтобы избежать дублирования номеров. Например, вы можете использовать первые буквы названия вашей компании. 

Добавляйте дату

Добавляйте дату создания инвойса в номер инвойса, чтобы упростить отслеживание и учет финансовых операций. Например, вы можете использовать формат "ГГММДД-XXX", где "XXX" - это уникальный номер инвойса. 

Используйте электронную нумерацию 

Используйте электронную нумерацию, если вы создаете инвойсы с помощью программного обеспечения для составления инвойсов. Это поможет автоматизировать процесс нумерации и уменьшить возможность ошибок. 

Следите за номерами 

Следите за номерами инвойсов, чтобы избежать дублирования номеров или ошибок в нумерации. Проверяйте номер инвойса перед отправкой покупателю и сохраняйте копии всех инвойсов в одном месте, чтобы упростить их отслеживание. 

Итог: 

Составление инвойса может показаться сложным процессом, особенно если вы делаете это впервые. Однако, если вы следуете этим простым шагам и учитываете требования закона, вы сможете составить инвойс, который поможет вам получить оплату за свою работу и защитит вас от возможных юридических проблем в будущем. 

Пример инвойса:

Если у вас есть вопросы, вы можете обратиться за помощью к специалистам транспортной компаний KARAVAN INTER TRANS SRL по номеру: +37379966692, или по емайлу: office@karavantrans.com