Инструкция: Как составить упаковочный лист/packing list?

Упаковочный лист или packing list - это документ, который содержит информацию о содержимом упаковки, или поддона с коробками, которая будет отправлена клиенту/получателю груза. Он необходим, чтобы убедиться в том, что все товары в упаковке верные и полные, для упрощения процесса отслеживания и контроля отправляемых грузов, а так же в процессе таможенного оформления экспорта или импорта товаров. В этой статье мы расскажем, как составить упаковочный лист.

Шаг 1: Определите формат упаковочного листа 

Упаковочный лист может быть представлен в разных форматах - в электронном или бумажном виде. Выберите формат, который наиболее удобен для вашей компании. Если вы отправляете большое количество грузов, вероятно, вам потребуется использовать электронный формат.Упаковочный лист обычно составляют на обычных офисных программах как word или excel.

Некоторые компании также могут использовать специализированные программы для создания упаковочных листов. Эти программы могут автоматически создавать упаковочный лист на основе информации о заказе и товарах. Это может упростить процесс составления упаковочного листа и сократить время, необходимое для выполнения этой задачи. 

Шаг 2: Проверьте содержимое упаковки

Перед тем, как начать составлять упаковочный лист, убедитесь, что все товары, которые вы собираетесь отправить, находятся внутри упаковки и ничего не пропущено. Если вы отправляете несколько товаров, проверьте, что количество каждого из них соответствует заказу.

Шаг 3: Начните с основных данных

Первый раздел упаковочного листа должен содержать основные данные, такие как дата документа, номер заказа, номер упаковочного листа, номер счёт-фактуры/инвойса, данные отправителя и получателя.Укажите адрес доставки, а также другую соответствующую информацию, которая поможет перевозчику определить место назначения груза. 

Шаг 4: Укажите содержимое упаковки

Список содержимого упаковки должен быть подробным и точным. Укажите все товары, которые находятся в упаковке, а также их количество, вес нетто, вес брутто, ТН ВЭД, цену и общую стоимость. Если товары упакованы в разные коробки, укажите, какие товары находятся в каждой коробке.

Шаг 5: Опишите упаковку

В этом разделе упаковочного листа нужно описать упаковку, в которой находятся товары. Укажите размеры коробок, вес упаковки, общий объем, а так же если товары находятся на поддонах их общее количество. Также укажите, как упаковка была защищена, например, при помощи упаковочного материала, стяжек, плёнки, бамперов и т.д.

Шаг 6: Добавьте дополнительную информацию

Вы можете добавить дополнительную информацию в упаковочный лист, такую как условия поставки INCOTERMS, инструкции по распаковке, выгрузке, складирования, хранения груза, или любые другие инструкции, которые могут быть полезны для клиента.

Шаг 7: Отметьте повреждения

Если упаковка повреждена или имеет какие-либо дефекты, укажите это на упаковочном листе. Это поможет клиенту и перевозчику решить любые проблемы с доставкой или получением товара. Так же повреждения упаковки и груза, перевозчик обязан указать в ЦМР накладной в отдельной графе.

Шаг 8: Проверьте и подпишите упаковочный лист

Перед отправкой убедитесь, что все данные в упаковочном листе правильные и точные. Подпишите упаковочный лист и приложите его к пакету документов, таких как инвойс, контракт, сертификаты и т.д. Это поможет клиенту быстро и легко проверить содержимое упаковки при получении груза.

Итог:

Процесс составления упаковочного листа может различаться в зависимости от того, какой тип товаров вы отправляете, и какие требования предъявляются к упаковке. Однако общий процесс составления упаковочного листа мы описали в данной статье.Важно помнить, что правила и требования по составлению упаковочного листа могут различаться в зависимости от страны или региона, в котором вы находитесь.
В заключение, составление упаковочного листа - это важный этап в процессе отправки грузов, который позволяет убедиться в правильности и полноте содержимого упаковки. Он также может использоваться для отслеживания грузов и контроля процесса отправки. Убедитесь, что упаковочный лист содержит все необходимые данные и был правильно заполнен и подписан, чтобы избежать задержек при международной перевозке грузов. 

Пример упаковочного листа:

Если у вас есть вопросы, вы можете обратиться за помощью к специалистам транспортной компаний KARAVAN INTER TRANS SRL по номеру: +37379966692, или по емайлу: office@karavantrans.com